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SGDEA
CONTROLDOC®
ControlDoc® es un sistema de gestión de documentos electrónicos de archivo (SGDEA) especializado en la administración de la producción documental de las Entidades garantizando la conservación de la evidencia documental que da cumplimiento a las funciones que le han sido asignadas. Cada día se incrementa en grandes escalas la producción de información por diferentes canales y medios, por eso se requiere de la gestión eficiente de los datos e información con el fin de salvaguardar de manera idónea la memoria documental y garantizar su preservación en el tiempo.
Mediante el uso de las tecnologías de la información y ControlDoc®, se contribuye con la optimización y automatización de los procesos, de manera que apoyamos la implementación de una “política Cero Papel” en donde ControlDoc® juega un papel importante al aportar a los objetivos de la Organización. Se facilita el control de todo el ciclo de vida del documento desde el registro de solicitudes, gestión y reducción de trámites, seguimiento en línea, descripción documental y conformación de expedientes electrónicos y/o híbridos hasta el control de la disposición final de los documentos y expedientes administrados por ControlDoc® en cumplimiento de estándares internacionales.
El acceso 100% web contribuye a una gestión verdaderamente electrónica, su Organización podrá poner a disposición del ciudadano servicios 100% digitales que facilitan la gestión y el seguimiento, reduciendo significativamente los tiempos de respuesta en los trámites.
Una gestión electrónica facilita la transparencia en la gestión de la Entidad, pues desde el uso de ControlDoc® permite realizar un seguimiento constante de cara al usuario final. Además, al interior de la Organización, apoya la gestión de respuestas dentro de los términos previamente configurados en el sistema.
Así mismo, el uso de ControlDoc® contribuye en la reducción significativa de costos asociados a la impresión de documentos y tiene un alto impacto en el apoyo de políticas institucionales que contribuyen con el medio ambiente a través de la optimización de los recursos.
ControlDoc® le facilita a la alta dirección hacer seguimiento a la gestión de los trámites y/o solicitudes que se administran desde nuestro sistema. En consecuencia, se tiene un control total de toda la producción documental, constituyendo el sistema como una plataforma transversal a toda la organización.
Cualquier Organización del sector público o privado que quiera tener un control y administración total de la producción documental puede hacer uso de ControlDoc® gracias a que cumplimos con estándares internacionales que permiten que sea un sistema de información fácil de implantar y de configuración muy rápida, lo que facilita la ejecución de proyectos ágiles y la generación de victorias tempranas con nuestros clientes.
Ofrecemos soluciones integrales como parte del SGDEA ControlDoc®:
- *Ventanilla Virtual
- *Sede electrónica
- *Bus de integración
ControlDoc® facilita la interoperabilidad con cualquier sistema de información que tenga su Organización, convirtiendo a ControlDoc® en un sistema transversal a toda la Entidad, controlando los tiempos de retención y la disposición final de los expedientes que se conformen con los documentos que se generan en otros sistemas de información.
Los clientes que usan ControlDoc® han logrado desarrollar sus procesos misionales y de apoyo de forma efectiva, reduciendo costos y aumentando la productividad.
Desde este módulo se permite la recepción de comunicaciones de los clientes/usuarios externos, garantizando la descripción del documento que se recibe por los canales presenciales, correo electrónico y ventanilla virtual, con el propósito de asignar un número único de trámite/registro con el cual se podrá realizar el seguimiento por parte del ciudadano.
El módulo facilita la consulta de la información general y detallada de cada trámite/registro que se le asigna a un usuario del SGDEA con el propósito de identificar su clasificación y los tiempos de respuesta que tiene previamente configurado el trámite para facilitar a la Entidad una respuesta que permita dar cumplimiento a los términos establecidos. Así mismo, facilita la asignación y distribución de los trámites al interior de la Entidad.
El módulo de Gestión de Archivo permite la parametrización y creación de expedientes con base en la clasificación documental en el sistema, la cual obedece a la producción documental de cada una de las dependencias basadas en la estructura orgánico-funcional. Así mismo, permite la descripción documental facilitando la creación de metadatos para su asociación a nivel de expedientes y/o de tipologías documentales.
En este módulo se podrá tener el control de préstamos documentales, asignación de permisos de consulta de expedientes, cierre de expedientes, generación de índice electrónico, FUID (Formato Único de Inventario Documental), transferencias documentales, entre otros.
BPMNS CONTROLDOC®
El Software ControlDoc®️ BPMNS aplica el estándar del Business Process Model and Notation que permite la automatización de trámites documentales y conformación de expedientes electrónicos de archivo en el SGDEA. Logrando así optimizar procesos, incrementar la eficiencia, tener el control de la información y garantizando la preservación digital a largo plazo de manera ordenada y estructurada.
PQRSD WEB
El módulo de PQRSD Web se constituye como un canal web que permite al ciudadano comunicarse con la Entidad para realizar el registro de sus peticiones de manera virtual y, así mismo, realizar el seguimiento y consultar con la respuesta de forma electrónica a sus peticiones.
MESA DE AYUDA
ControlDoc®️ Service Desk es un sistema que permite la mejora continua en los procesos TI, específicamente en mesa de servicio para atención de incidentes basados en ITIL. Entre los procesos están Gestión de Incidentes, Gestión de Requerimientos, Portal de Autoservicio, Catálogo de Servicios, ANS, OLAS, Agentes (permisos), Gestión de Clientes – Empresas.
